54 phím tắt Excel bạn thực sự nên biết


54 phím tắt Excel bạn thực sự nên biết

Có hơn 200 phím tắt Excel cho cả Mac và PC ( bạn có thể tải xuống bản PDF tại đây ). Bài viết này giải thích khoảng 50 trong số hữu ích nhất.
 
Bảng tính tiếp theo / Bảng tính trước
Thông thường, bạn sẽ cần chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính khác nhau trong cùng một sổ làm việc. Để thực hiện việc này trên bàn phím, hãy sử dụng Control + PGDn (Mac: Fn + Control + mũi tên xuống) để di chuyển sang bảng tính tiếp theo bên phải và Control + PGUp (Mac: Fn + Control + Up mũi tên) để di chuyển đến bảng tính Qua bên trái.
 
Sổ làm việc tiếp theo / Sổ làm việc trước
Để xoay sang sổ làm việc mở tiếp theo, hãy sử dụng phím tắt Control + Tab (cả hai nền tảng). Để đảo ngược hướng, thêm phím shift: Control + Shift + Tab.
 
Mở rộng hoặc thu gọn ruy băng
Phím tắt này có vẻ hơi phù phiếm cho đến khi bạn nhận ra rằng dải băng đang ngồi ở đó chiếm 4 hàng không gian, ngay cả khi bạn không sử dụng nó. Sử dụng Control + F1 (Mac: Command + Option + R) để thu gọn dải băng khi bạn không cần nó và mang nó trở lại khi bạn làm.
 
Hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt
Phím tắt này, Control + Alt + V (Mac: Control + Command + V) không thực sự hoàn thành việc dán; nó chỉ mở hộp thoại Paste Special. Tại thời điểm đó, bạn sẽ cần chọn loại dán bạn muốn thực hiện.
 
Có rất nhiều điều bạn có thể làm với dán đặc biệt; Bản thân nó là một chủ đề. Ít nhất, có lẽ bạn đã sử dụng dán đặc biệt để loại bỏ các định dạng và công thức không mong muốn (Dán đặc biệt> Giá trị). Nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể dán định dạng, dán độ rộng cột, nhân và thêm giá trị tại chỗ và thậm chí chuyển bảng không? Tất cả đều ở đó.
 
Chuyển đổi tự động lọc
Nếu bạn thường xuyên lọc danh sách hoặc bảng, lối tắt này sẽ ở đầu danh sách của bạn. Với cùng một phím tắt, Control + Shift + L (Mac: Command + Shift + F) bạn có thể bật và tắt bất kỳ danh sách hoặc tập dữ liệu nào. Nhưng phần tốt nhất là tắt bộ lọc tự động sẽ xóa mọi bộ lọc đã được đặt. Vì vậy, nếu bạn có nhiều bộ lọc hoạt động, bạn có thể "đặt lại" tất cả các bộ lọc bằng cách sử dụng phím tắt hai lần liên tiếp: một lần để xóa bộ lọc (xóa tất cả các bộ lọc) và một lần nữa để thêm bộ lọc tự động mới. Điều này nhanh hơn nhiều so với nghịch với từng bộ lọc theo cách thủ công.
 
Chọn tất cả
Nhiều người biết phím tắt cho "chọn tất cả": Control + A. Tuy nhiên, trong Excel, phím tắt này hoạt động khác nhau trong các ngữ cảnh khác nhau. Nếu con trỏ ở trong một ô trống, Control + A sẽ chọn toàn bộ trang tính. Nhưng nếu con trỏ nằm trong một nhóm các ô liền kề , Control + A sẽ chọn toàn bộ nhóm ô thay thế.
 
Hành vi thay đổi một lần nữa khi con trỏ ở trong Bảng Excel. Lần đầu tiên bạn sử dụng Control + A, dữ liệu bảng được chọn. Lần thứ hai, cả dữ liệu bảng + tiêu đề bảng được chọn. Cuối cùng, lần thứ ba bạn sử dụng Control + A, toàn bộ bảng tính được chọn.
 
Di chuyển đến cạnh của vùng dữ liệu
Phím tắt này nghe có vẻ nhàm chán nhưng nó rất quan trọng nếu bạn thường xuyên làm việc với các danh sách hoặc bảng lớn. Thay vì cuộn lên, xuống, phải và trái, chỉ cần đặt con trỏ của bạn vào dữ liệu và sử dụng phím Control + Mũi tên để di chuyển theo bất kỳ hướng nào đến cạnh của phạm vi dữ liệu (Trên máy Mac, bạn có thể sử dụng Lệnh hoặc Điều khiển). Con trỏ sẽ di chuyển đến ô trống đầu tiên (hoặc cạnh của bảng tính, tùy theo điều kiện nào đến trước). Nếu bạn bắt đầu trong một ô trống, hành vi sẽ bị đảo ngược - con trỏ sẽ di chuyển đến ô đầu tiên có nội dung và dừng lại.
 
Di chuyển sang phải = Điều khiển + Mũi tên phải
Di chuyển sang trái = Điều khiển + Mũi tên trái
Di chuyển lên = Điều khiển + Mũi tên lên
Di chuyển xuống = Điều khiển + Mũi tên xuống
 
Con trỏ có thể di chuyển nhanh như thế nào?
Excel hiện đại có hơn 1 triệu hàng. Nếu bạn đặt con trỏ vào A1 và nhấn Control + mũi tên xuống, bạn sẽ vượt qua hàng triệu thứ chưa đầy một giây. Nếu chúng ta hình có khoảng 6 hàng trong một inch, thì:
 
1.048.576 hàng / 6 = 174.763 inches / 12 = 14.564 feet / 5280 = 2,76 dặm
 
2,76 dặm trong 1 giây * 60 = 165,6 dặm một phút * 60 = 9936 dặm một giờ.
 
Kể từ khi nó thực sự mất ít hơn một giây để đi du lịch hơn 1 triệu hàng, chúng ta hãy chỉ gọi nó là 10.000 dặm một giờ. Bạn sẽ không bao giờ đánh bại nó cuộn. Không bao giờ.
 
Mở rộng lựa chọn đến cạnh của dữ liệu
Điều hướng ở tốc độ cao thông qua một chiếc bàn lớn rất thú vị, nhưng điều thực sự làm cho ý tưởng này trở nên mạnh mẽ là lựa chọn những khối tế bào khổng lồ cùng một lúc. Bởi vì khi bạn cố gắng chọn các bộ sưu tập ô lớn theo cách thủ công (giả sử 10.000 hàng), bạn sẽ cuộn một thời gian dài. Một thời gian thực sự dài.
 
Để tiết kiệm sự tỉnh táo của bạn và tránh tất cả các thao tác cuộn đó, chỉ cần thêm phím Shift vào phím tắt Control + Mũi tên và bạn sẽ * mở rộng * lựa chọn hiện tại để bao gồm tất cả các ô trên đường đi. Phần tốt nhất về việc sử dụng Shift + Control + Mũi tên là các lựa chọn của bạn là hoàn toàn chính xác. Mặc dù con trỏ đang di chuyển với tốc độ lớn, nó sẽ dừng lại ở một xu ở rìa của vùng dữ liệu.
 
Chọn phải = Shift + Điều khiển + Mũi tên phải
Chọn trái = Shift + Điều khiển + Mũi tên trái
Chọn lên = Shift + Điều khiển + Mũi tên lên
Chọn xuống = Shift + Điều khiển + Mũi tên xuống
 
Di chuyển đến ô đầu tiên trong bảng tính
Điều hướng các bảng tính lớn hơn có thể thực sự tẻ nhạt. Chắc chắn, bạn có thể sử dụng các thanh cuộn để cuộn bảng tính vào vị trí, nhưng thanh cuộn đòi hỏi sự kiểm soát và kiên nhẫn. Nếu bạn chỉ muốn quay lại màn hình đầu tiên trong bảng tính, hãy sử dụng phím tắt Control + Home (Mac: Fn + Control + mũi tên trái). Điều này sẽ đưa bạn trở lại ô A1, bất kể bạn đã đi lang thang bao xa.
 
Di chuyển đến ô cuối cùng trong bảng tính
Theo cách tương tự, bạn có thể chuyển đến "ô cuối cùng" trong bảng tính bằng Control + End (Mac: Fn + Control + Mũi tên phải). Tế bào cuối cùng là gì? Câu hỏi hay. Ô cuối cùng trong một bảng tính nằm ở giao điểm của hàng cuối cùng chứa dữ liệu và cột cuối cùng chứa dữ liệu. Thông thường, ô cuối cùng trong trang tính không chứa bất kỳ dữ liệu nào - nó chỉ xác định cạnh dưới bên phải của hình chữ nhật tạo nên phần được sử dụng của trang tính.
 
Một cách sử dụng tốt của phím tắt này là nhanh chóng xem liệu có bất kỳ dữ liệu nào khác trong bảng tính mà bạn không biết. Bạn có thể sử dụng điều này để đảm bảo rằng bạn không vô tình in 16 trang trống vì có dữ liệu đi lạc trong ô BF1345, vì một số lý do không xác định. Nó cũng hữu ích khi bạn nhận thấy rằng một bảng tính đột nhiên lớn hơn rất nhiều trên đĩa. Trong trường hợp này, có khả năng có thêm dữ liệu ở đâu đó trong bảng tính.
 
Tìm trận đấu tiếp theo
Khá cơ bản, nhưng đáng để biết: một khi bạn đã thiết lập tìm kiếm và đã tìm thấy ít nhất một trận đấu, bạn có thể tiếp tục tìm "trận đấu tiếp theo" bằng cách sử dụng Shift F4 (Mac: Command + G). Đây là một cách hay để bước qua các trận đấu trong bảng tính một cách có phương pháp.
 
Nhân tiện: để kích hoạt Tìm, sử dụng Control + F (Mac: Command + F). Trên Windows và Mac, bạn cũng có thể sử dụng Control + H để kích hoạt Tìm và Thay thế. Trên Windows, điều này sẽ mở hộp thoại tìm và thay thế bằng Thay thế được chọn.
 
Chọn hàng / chọn cột
Cả hai hàng và cột có thể được chọn bằng phím tắt. Để chọn một hàng, sử dụng Shift + Space. Để chọn một cột, sử dụng Control + Space.
 
Khi bạn đã chọn một hàng hoặc cột, bạn có thể giữ phím shift và mở rộng vùng chọn bằng cách sử dụng các phím mũi tên thích hợp. Ví dụ: nếu con trỏ ở hàng 10 và bạn nhấn Shift + Space, hàng 10 sẽ được chọn. Sau đó, bạn có thể giữ phím shift và sử dụng các phím mũi tên Lên hoặc Xuống để chọn các hàng bổ sung ở trên hoặc dưới hàng 10.
 
Lưu ý rằng nếu bạn đang làm việc trong một bảng Excel, các phím tắt tương tự này sẽ chọn các hàng và cột trong bảng chứ không phải toàn bộ bảng tính.
 
Cũng lưu ý rằng một khi bạn đã chọn hàng hoặc cột, bạn có thể sử dụng các phím tắt khác để chèn, xóa, ẩn và bỏ ẩn.
 
Thêm các ô không liền kề vào vùng chọn
Bạn thường sẽ cần phải chọn các ô không nằm cạnh nhau. Bạn có thể muốn nhập cùng một dữ liệu vào một số ô (xem Control + Enter) thay đổi định dạng hoặc thậm chí sử dụng thanh trạng thái để nhận SUM nhanh chóng cho một nhóm các ô ngẫu nhiên. Điều này được thực hiện dễ dàng bằng Control + Click (Mac: Command + Click). Chỉ cần chọn ô đầu tiên (hoặc ô) sau đó giữ phím điều khiển hoặc phím lệnh và nhấp vào các ô khác để thêm chúng vào lựa chọn của bạn.
 
Hiển thị ô đang hoạt động trên bảng tính
Đôi khi bạn có một bảng tính mở và con trỏ không ở đâu trong tầm nhìn. Bạn có thể nhấn một phím mũi tên để đưa con trỏ vào chế độ xem (và di chuyển đến một ô mới cùng một lúc) hoặc bạn có thể tham khảo namebox để lấy địa chỉ. Nhưng bạn cũng có thể chỉ cần sử dụng Control + Backspace (Mac: Command + Delete) để tự động cuộn con trỏ vào chế độ xem, được căn giữa độc đáo trong cửa sổ.
 
Hiển thị hộp thoại 'Đi đến'
Hộp thoại Đi tới Đặc biệt giống như Hộp thoại Dán Đặc biệt - bên trong là một kho tàng tiện ích ẩn trong một điều khiển âm thanh vô thưởng vô phạt. Bạn có biết bạn có thể sử dụng Go To Special để chỉ chọn công thức không? Chỉ hằng số? Chỉ có ô trống? Bạn có thể làm tất cả những điều đó và nhiều hơn nữa.
 
Thật không may, phím tắt Control + G (cả hai nền tảng) chỉ đưa bạn đi được một nửa, vào hộp thoại Đi tới. Từ đó, bạn cần nhấp vào nút Đặc biệt để chuyển sang Đặc biệt. Tuy nhiên, Control + G vẫn là một phím tắt đáng giá, bởi vì Go To Special là cửa ngõ cho nhiều tính năng phức tạp và mạnh mẽ.
 
NHẬP DỮ LIỆU
Bắt đầu một dòng mới trong cùng một ô
Đây không phải là một phím tắt nhiều như một cái gì đó bạn chỉ cần biết để nhập nhiều dòng trong một ô. Đây thường là một câu đố cho người dùng Excel (vì lý do rõ ràng) và tôi không nghi ngờ rằng câu đố này đã dẫn đến hàng trăm ngàn, nếu không phải là hàng triệu lượt tìm kiếm của Google. Dưới đây là câu trả lời được tiết lộ: Alt + Enter (Mac: Control + Option + Return) sẽ thêm một dòng mới bên trong một ô.
 
Nhập cùng một giá trị trong nhiều ô
Phím tắt này có vẻ không thú vị, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ thường xuyên bạn sử dụng nó khi bạn hiểu cách thức hoạt động của nó. Sử dụng Control + Enter khi bạn muốn nhập cùng một giá trị trong nhiều ô cùng một lúc. Đây là một cách tuyệt vời để lưu tổ hợp phím khi bạn muốn nhập cùng một giá trị hoặc công thức trong một nhóm các ô. Bạn thậm chí có thể sử dụng Control + Enter để nhập dữ liệu vào các ô không liền kề. (Xem phím tắt trước để chọn các ô không liền kề.)
 
Control-enter cũng có một cách sử dụng khác: sử dụng nó khi bạn muốn nhập một giá trị vào một ô và ở trong cùng một ô đó sau khi nhấn return.
 
Chèn ngày hiện tại / Chèn thời gian hiện tại
Không có hướng dẫn phím tắt Excel nào sẽ được hoàn thành mà không đề cập đến các stalwarts này để nhập ngày và giờ hiện tại.
 
Để nhập ngày hiện tại, sử dụng Control +;
 
Để nhập thời gian hiện tại, sử dụng Control + Shift +:
 
Nếu bạn muốn nhập cả ngày và giờ hiện tại, hãy nhập control +;, sau đó nhập khoảng trắng, theo sau là Control + Shift +:
 
Với một trong hai phím tắt, excel sẽ nhập ngày hoặc giờ hiện tại bằng cách sử dụng ngày Excel hợp lệ ở định dạng số sê-ri, với ngày là số nguyên và thời gian là giá trị thập phân. Sau đó, bạn có thể áp dụng định dạng ngày hoặc thời gian như bạn muốn.
 
Điền xuống / Điền phải
Các phím tắt tiện dụng này cho phép bạn nhanh chóng sao chép dữ liệu từ ô bên trên hoặc ô bên trái mà không cần sử dụng mẫu "sao chép, sau đó dán" thông thường. Để sao chép một giá trị từ ô bên trên, hãy sử dụng Control + D. Để sao chép dữ liệu từ ô bên trái, hãy sử dụng Control + R. Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt này để sao chép dữ liệu vào nhiều ô. Mẹo nhỏ là chọn cả ô nguồn và ô đích trước khi bạn sử dụng phím tắt. (Điều này không cần thiết nếu bạn sao chép vào các ô liền kề với các ô nguồn.)
 
Ví dụ: nếu bạn muốn sao chép các giá trị từ hàng trên vào 6 hàng tiếp theo trong một bảng. Chọn hàng nguồn và 6 hàng đích tiếp theo. Sau đó sử dụng điều khiển + D.
 
ĐỊNH DẠNG
Định dạng (hầu hết) mọi thứ
Bây giờ ruy băng đã chiếm, phím tắt này có vẻ không cần thiết. Rốt cuộc, bạn chỉ có thể nhấp vào tất cả những gì bling-bling trong ruy băng phải không? Nhưng hãy chú ý châu chấu, lối tắt này là cửa ngõ cho rất nhiều tùy chọn định dạng không xuất hiện trong ruy-băng. Tốt hơn nữa, bạn có thể sử dụng phím tắt này để truy cập ngay vào một bộ đầy đủ các tùy chọn định dạng, ngay cả khi dải băng bị thu gọn.
 
Khi các ô thông thường được chọn, Control + 1 (Mac: Command + 1) sẽ mở hộp thoại Format Cells. Từ đó, bạn có thể truy cập nhanh vào các định dạng số, cài đặt căn chỉnh, phông chữ, đường viền, điền và bảo vệ tế bào, không cần phải tìm kiếm những thứ này trong ruy-băng.
 
Khi bạn đang làm việc với một biểu đồ, cùng một phím tắt sẽ mở các hộp thoại định dạng khác nhau, tùy thuộc vào những gì bạn đã chọn. Ví dụ: nếu bạn đã chọn vùng biểu đồ, Control + 1 (Mac: Command + 1) sẽ mở hộp thoại Định dạng vùng biểu đồ. Nếu bạn có các thanh dữ liệu được chọn, phím tắt sẽ mở hộp thoại Định dạng chuỗi dữ liệu. Và như thế.
 
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt này khi làm việc với hình dạng và nghệ thuật thông minh.
 
Điểm mấu chốt: đưa ra lối tắt này trước khi bạn ra ngoài để tìm kiếm một tùy chọn định dạng trong ruy-băng.
 
Lưu ý: cảm ơn giáo sư Excel Jon Peltier đã chỉ ra cho tôi rằng Control + 1 không chỉ để định dạng các ô!
 
In đậm, in nghiêng, gạch chân
Cơ bản, nhàm chán, nhưng cần thiết:
 
Bold = Control + B (Mac: Command + B)
Italic = Control + I (Mac: Command + I)
Underline = Control + U (Mac: Command + U)
 
Bạn cũng nên biết rằng bạn có thể giữ áp dụng các định dạng này cho từng từ và ký tự riêng lẻ. Chỉ cần nhấp đúp vào ô để vào chế độ chỉnh sửa, chọn văn bản bạn muốn định dạng và áp dụng một trong các phím tắt này.
 
Định dạng số
Các phím tắt này không quan trọng, nhưng đáng để biết rằng bạn có thể áp dụng bảy định dạng số với các phím tắt. Mỗi phím tắt theo cùng một mẫu: Control + Shift + [ký hiệu]. Nếu bạn dành vài phút để thử chúng, bạn sẽ nhanh chóng có được ý tưởng:
 
Chung = Kiểm soát + Shift + ~
Tiền tệ = Kiểm soát + Shift + $
Tỷ lệ = Kiểm soát + Shift +%
Khoa học = Kiểm soát + Shift + ^
Ngày = Kiểm soát + Shift + #
Thời gian = Kiểm soát + Shift + @
Số = Kiểm soát + Shift +!
 
Rõ ràng vắng mặt: định dạng Kế toán.
 
HÌNH THỨC
Chỉnh sửa ô hiện hoạt
Bạn có thể nhấp đúp vào một ô hoặc sử dụng F2 (Mac: control + U) để vào "chế độ chỉnh sửa" cho ô hiện hoạt.
 
Chuyển đổi tham chiếu tuyệt đối / tương đối
Nếu bạn làm việc thường xuyên với các công thức và địa chỉ ô, đây là một phím tắt là điều cần thiết và sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tài liệu tham khảo ô chỉnh sửa để thêm và xóa ký tự $. Để sử dụng phím tắt, trước tiên hãy vào chế độ chỉnh sửa, sau đó đặt con trỏ vào hoặc bên cạnh tham chiếu ô bạn muốn thay đổi. Sau đó nhấn F4 (Mac: Command + T). Mỗi lần bạn áp dụng phím tắt, Excel sẽ "xoay" một bước thông qua các tùy chọn tương đối và tuyệt đối. Bắt đầu với một tham chiếu tương đối, thứ tự xoay hoạt động như thế này: tuyệt đối, khóa hàng, khóa cột, tương đối. Vì vậy, ví dụ cho tham chiếu A1, bạn sẽ thấy: $ A $ 1, A $ 1, $ A1 và cuối cùng là A1 một lần nữa.
 
Lưu ý: trên máy tính xách tay, bạn có thể cần sử dụng fn + F4 nếu các phím chức năng được sử dụng để kiểm soát những thứ như độ sáng màn hình, âm lượng, v.v.
 
Ô được chọn ô
Autosum hoạt động trên cả hàng và cột. Chỉ cần chọn một ô trống ở bên phải hoặc bên dưới các ô bạn muốn tính tổng và nhập Alt + = (Mac: Command + Shift + T). Excel sẽ đoán phạm vi bạn đang cố gắng tính tổng và chèn hàm SUM trong một bước. Để kiểm soát nhiều hơn, trước tiên hãy chọn phạm vi bạn định tính tổng, bao gồm cả ô nơi bạn muốn có hàm SUM. Điều này ngăn Excel đoán sai về phạm vi trong trường hợp có khoảng trống hoặc giá trị văn bản trong phạm vi tổng.
 
Để hài lòng hơn nữa, bạn có thể yêu cầu Excel chèn nhiều hàm SUM cùng một lúc. Để tổng hợp nhiều cột, chọn một phạm vi ô trống bên dưới các cột. Để tổng hợp nhiều hàng, chọn một phạm vi ô trống trong một cột ở bên phải của các hàng.
 
Để đạt được sự hài lòng về phím tắt, bạn có thể yêu cầu Excel thêm các công thức tính tổng cho toàn bộ một bảng trong một bước. Chọn một bảng đầy đủ các số, bao gồm các ô trống bên dưới bảng và bên phải của bảng. Sau đó sử dụng phím tắt này. Excel sẽ thêm một hàm SUM ở dưới cùng của mỗi cột, ở bên phải của mỗi hàng và, ở góc dưới bên phải của phạm vi, cung cấp cho bạn tổng số cột, tổng số hàng và tổng cộng tất cả trong một bước. Trong thế giới của các phím tắt Excel, nó không trở nên tốt hơn thế nhiều.
 
Bật và tắt công thức
Nó thường có thể hữu ích để nhanh chóng xem tất cả các công thức trong một bảng tính, mà không cần nhấp vào từng ô. Bằng cách sử dụng Control + ', bạn có thể hiển thị tất cả các công thức trong một bảng tính cùng một lúc. Để loại bỏ các công thức và hiển thị lại kết quả của các công thức, hãy nhập Control + 'lần thứ hai.
 
Điều này cung cấp cho bạn cách nhanh chóng để kiểm toán một bảng tính. Bạn có thể thấy nơi các công thức được sử dụng và để kiểm tra tính nhất quán cùng một lúc.
 
Chèn đối số hàm
Phím tắt này là một chút của một giấc ngủ. Bạn không thấy nó được đề cập nhiều, nhưng nó khá tuyệt. Nó hoạt động như thế nào: khi bạn nhập một hàm, sau khi Excel đã nhận ra tên hàm, gõ Control + Shift + A (cả hai nền tảng) sẽ khiến Excel nhập giữ chỗ cho tất cả các đối số. Ví dụ: nếu bạn nhập "= DATE (" và sau đó sử dụng Control + Shift + A, Excel sẽ cung cấp cho bạn "= DATE (năm, tháng, ngày)". Sau đó, bạn có thể bấm đúp vào từng đối số và thay đổi nó thành địa chỉ hoặc giá trị bạn cần.
 
Dán tên vào công thức
Khi bạn đang chỉnh sửa một công thức phức tạp, điều cuối cùng bạn cần là phải rời khỏi chế độ chỉnh sửa để đi tìm tên của một phạm vi được đặt tên hoặc hằng số. Với phím tắt F3 này (không có Mac tương đương như tôi biết, xin lỗi!) Bạn không cần phải làm vậy. Chỉ cần nhấn F3 và Excel sẽ mở hộp thoại phạm vi được đặt tên để bạn có thể dán vào tên bạn cần.
 
Chấp nhận chức năng với tự động hoàn thành
Khi bạn đang nhập một hàm, excel sẽ cố gắng đoán tên của hàm bạn muốn và đưa ra một danh sách tự động hoàn thành để bạn chọn. Câu hỏi là, làm thế nào để bạn chấp nhận một trong các tùy chọn được hiển thị mà vẫn ở trong chế độ chỉnh sửa? Bí quyết là sử dụng phím tab. Khi bạn nhấn tab, Excel sẽ thêm bất kỳ dấu ngoặc đơn nào khi cần, sau đó để thanh công thức hoạt động để bạn có thể điền vào các đối số khi cần. Trên máy Mac, trước tiên bạn cần sử dụng phím mũi tên xuống để chọn chức năng bạn muốn, sau đó chọn Tab.
 
LÀM VIỆC VỚI GRID
Chèn hàng / cột
Để chèn một hàng hoặc cột bằng phím tắt, trước tiên bạn cần chọn toàn bộ một hàng hoặc cột. Phím tắt giống nhau cho dù bạn đang chèn hàng hay cột:
 
Với bàn phím máy tính xách tay, sử dụng  Control Shift + .
Với bàn phím đầy đủ, sử dụng  Control +
Trong các phiên bản cũ hơn của Mac Excel, phím tắt là Control + I.
 
Với toàn bộ một hàng được chọn, phím tắt này sẽ chèn một hàng phía trên hàng đã chọn. Với toàn bộ cột được chọn, phím tắt này sẽ chèn một cột ở bên phải của cột được chọn.
 
Bạn cũng có thể chèn nhiều hàng và cột. Chỉ cần chọn số lượng hàng hoặc cột bạn muốn chèn trước khi sử dụng phím tắt.
 
Như đã đề cập, bạn có thể sử dụng phím tắt để chọn toàn bộ hàng hoặc cột: Shift + dấu cách để chọn một hàng, Control + dấu cách để chọn một cột.
 
Xóa hàng / cột
Giống như chèn các hàng hoặc cột, phím để xóa các hàng và cột để trước tiên chọn toàn bộ một hàng hoặc cột. Khi bạn đã chọn một hàng hoặc cột, lối tắt để xóa các hàng giống như để xóa các cột: Control + - (cả hai nền tảng).
 
Với cùng một phím tắt này, bạn cũng có thể xóa nhiều hàng và cột. Chỉ cần chọn số lượng hàng hoặc cột bạn muốn xóa, sau đó sử dụng Control + -.
 
Lưu ý: sử dụng các phím tắt mà chúng tôi đã đề cập để chọn các hàng và cột: Shift + dấu cách để chọn (các) hàng, Control + dấu cách để chọn (các) cột.
 
Lưu ý 2: nếu bạn không chọn toàn bộ hàng hoặc cột khi bạn sử dụng Control + -, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xóa, chứa các tùy chọn để xóa các hàng và cột và để dịch chuyển các ô.
 
Lợi ích của việc làm việc với toàn bộ hàng và cột
Chèn các hàng và cột là một cách tuyệt vời để sắp xếp dữ liệu nhanh chóng và an toàn. Bằng cách thêm toàn bộ một hàng hoặc cột, sẽ không có cơ hội bạn vô tình đẩy các ô ra khỏi vị trí khác, bởi vì tất cả các ô được chuyển cùng một lượng.
 
Theo cách tương tự, xóa các cột và hàng là một cách tuyệt vời để dọn sạch bảng tính nhanh chóng. Trong một cú trượt ngã, bạn có thể cắt ra hàng tấn rác sẽ tẻ nhạt để dọn dẹp thủ công. Trước khi bạn bắt đầu dọn dẹp các hàng hoặc cột không có gì hữu ích, hãy tự hỏi: Tôi có thể xóa nội dung này bằng cách xóa các hàng hoặc cột không? Nếu vậy thì hãy làm đi!
 
Excel không quan tâm một chút có bao nhiêu hàng hoặc cột bạn xóa. Nó sẽ chỉ âm thầm thêm một lô mới ngay khi bạn xóa.
 
Ẩn và bỏ ẩn cột
Để ẩn một hoặc nhiều cột, hãy sử dụng phím tắt Control + 0 (cả hai nền tảng). Bất kỳ cột nào giao nhau với lựa chọn hiện tại sẽ bị ẩn. Nếu bạn thích, trước tiên bạn cũng có thể chọn toàn bộ cột trước khi sử dụng phím tắt này.
 
Lưu ý rằng các chữ cái cột ở hai bên của các cột ẩn sẽ xuất hiện màu xanh lam.
 
Để bỏ ẩn các cột, trước tiên bạn phải chọn các ô trải dài ở hai bên của cột bị ẩn hoặc chọn các cột kéo dài (các) cột bị ẩn. Sau đó sử dụng phím tắt Control + Shift + 0.
 
Lưu ý rằng bạn chỉ cần thêm Shift vào phím tắt để ẩn một cột.
 
Ẩn và bỏ ẩn hàng
Để ẩn một hoặc nhiều hàng, sử dụng phím tắt Control + 9 (cả hai nền tảng). Bất kỳ hàng nào giao nhau với lựa chọn hiện tại sẽ bị ẩn. Trước tiên, bạn cũng có thể chọn thêm một hàng nữa nếu muốn.
 
Lưu ý rằng số hàng ở hai bên của hàng ẩn sẽ xuất hiện màu xanh lam.
 
Để bỏ ẩn các hàng, trước tiên bạn phải chọn các hàng trải dài ở hai bên của hàng bị ẩn hoặc chọn toàn bộ các hàng trải dài (các) hàng bị ẩn. Sau đó sử dụng phím tắt Control + Shift + 9.
 
Lưu ý rằng bạn chỉ cần thêm Shift vào phím tắt để ẩn một hàng.
 
PHÍ
Tạo một biểu đồ nhúng
Để tạo biểu đồ nhúng, trước tiên, chọn dữ liệu tạo thành biểu đồ, bao gồm mọi nhãn. Sau đó sử dụng phím tắt Alt + F1 (Mac: Fn + Alt + F1 *). Excel sẽ tạo một biểu đồ mới trên cùng một bảng tính, sử dụng các cài đặt mặc định của biểu đồ hiện tại của bạn.
 
* Hiện tại tôi không thể có được phím tắt Mac để hoạt động trên máy Mac của mình (Lion, Excel 2011). Là bất cứ ai?
 
Tạo biểu đồ trong bảng tính mới
Để tạo biểu đồ trên một trang tính mới, trước tiên hãy chọn dữ liệu tạo nên biểu đồ. Sau đó sử dụng phím tắt F11 (Mac: Fn + F11). Excel sẽ tạo một biểu đồ trong một trang tính mới dựa trên các cài đặt mặc định của biểu đồ hiện tại của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để kiểm tra dữ liệu trong bảng tính của bạn.
 
Chúc bạn thành công !

Các tin cũ hơn