Cách tách biệt họ và tên, sắp xếp thứ tự trong Excel
Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có thể bạn đã gặp phải trường hợp có tên trong một ô duy nhất và bạn cần tách tên thành các ô khác nhau. Đây là một vấn đề rất phổ biến trong Excel và bạn có thể thực hiện tìm kiếm trên Google và tải xuống 100 macro khác nhau được viết bởi nhiều người để làm điều đó cho bạn.
Cách tách biệt họ và tên, sắp xếp thứ tự trong Excel
Tuy nhiên, trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập một công thức để bạn có thể tự làm và thực sự hiểu điều gì đang xảy ra. Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có lẽ bạn nên tìm hiểu một số hàm nâng cao hơn để có thể làm nhiều điều thú vị hơn với dữ liệu của mình.
Nếu bạn không thích công thức và muốn có một giải pháp nhanh hơn, hãy cuộn xuống phần Text to Columns, phần này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng một tính năng Excel để thực hiện điều tương tự. Ngoài ra, tính năng văn bản thành cột cũng tốt hơn để sử dụng nếu bạn có nhiều hơn hai mục trong một ô mà bạn cần phân tách. Ví dụ, nếu một cột có 6 trường kết hợp với nhau, thì việc sử dụng các công thức dưới đây sẽ trở nên thực sự lộn xộn và phức tạp.
Tên riêng biệt trong Excel
Để bắt đầu, hãy xem cách các tên thường được lưu trữ trong bảng tính Excel. Nhất chung hai cách tôi đã thấy được firstname lastname chỉ với một không gian và lastname , firstname với một dấu phẩy tách hai. Bất cứ khi nào tôi đã thấy một tên lót, nó thường là firstname midinitial lastname như dưới đây :
Sử dụng một số công thức đơn giản và kết hợp một số công thức với nhau, bạn có thể dễ dàng tách họ, tên và chữ đệm thành các ô riêng biệt trong Excel. Hãy bắt đầu với việc trích xuất phần đầu tiên của tên. Trong trường hợp của tôi, chúng tôi sẽ sử dụng hai chức năng: trái và tìm kiếm. Về mặt logic, đây là những gì chúng ta cần làm:
Tìm kiếm văn bản trong ô để tìm dấu cách hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó lấy ra tất cả các chữ cái ở bên trái của vị trí đó.
Đây là một công thức đơn giản để hoàn thành công việc một cách chính xác: = LEFT (NN, SEARCH (”“, NN) - 1) , trong đó NN là ô có tên được lưu trong đó. -1 ở đó để loại bỏ khoảng trắng thừa hoặc dấu phẩy ở cuối chuỗi.
Như bạn thấy, chúng ta bắt đầu với hàm left, hàm này nhận hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ đầu chuỗi. Trong trường hợp đầu tiên, chúng tôi tìm kiếm một khoảng trắng bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép và đặt một khoảng trắng ở giữa. Trong trường hợp thứ hai, chúng tôi đang tìm kiếm dấu phẩy thay vì dấu cách. Vậy kết quả cho 3 kịch bản tôi đã đề cập là gì?
Chúng tôi đã nhận được tên đầu tiên từ hàng 3, họ từ hàng 5 và tên đầu tiên từ hàng 7. Tuyệt vời! Vì vậy, tùy thuộc vào cách dữ liệu của bạn được lưu trữ, bây giờ bạn đã trích xuất tên hoặc họ. Bây giờ cho phần tiếp theo. Đây là những gì chúng ta cần làm một cách hợp lý bây giờ:
- Tìm kiếm văn bản trong ô cho một khoảng trắng hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó trừ vị trí đó ra tổng chiều dài của chuỗi. Đây là công thức trông như thế nào:
= RIGHT (NN, LEN (NN) -SEARCH ("“, NN))
Vì vậy, bây giờ chúng ta sử dụng đúng chức năng. Điều này cũng cần đến hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ cuối chuỗi đi sang trái. Vì vậy, chúng tôi muốn độ dài của chuỗi trừ đi vị trí của khoảng trắng hoặc dấu phẩy. Điều đó sẽ cung cấp cho chúng tôi mọi thứ ở bên phải của dấu cách đầu tiên hoặc dấu phẩy.
Tuyệt vời, bây giờ chúng ta có phần thứ hai của tên! Trong hai trường hợp đầu tiên, bạn đã hoàn thành khá nhiều việc, nhưng nếu có chữ viết tắt ở giữa tên, bạn có thể thấy rằng kết quả vẫn bao gồm họ với chữ viết tắt giữa. Vì vậy, làm thế nào để chúng ta chỉ cần lấy họ và loại bỏ chữ cái đầu? Dễ dàng! Chỉ cần chạy lại cùng một công thức mà chúng ta đã sử dụng để lấy phần thứ hai của tên.
Vì vậy, chúng tôi chỉ đang thực hiện một quyền khác và lần này là áp dụng công thức trên ô họ và tên đệm kết hợp. Nó sẽ tìm khoảng trắng sau ký tự đầu ở giữa và sau đó lấy chiều dài trừ đi vị trí của số ký tự khoảng trắng ở cuối chuỗi.
Vì vậy, bạn có nó! Bây giờ bạn đã tách họ và tên thành các cột riêng biệt bằng cách sử dụng một vài công thức đơn giản trong Excel! Rõ ràng, không phải ai cũng định dạng văn bản của mình theo cách này, nhưng bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa nó cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Văn bản thành cột
Ngoài ra còn có một cách dễ dàng khác để bạn có thể tách văn bản kết hợp thành các cột riêng biệt trong Excel. Đó là một tính năng được gọi là Text to Columns và nó hoạt động rất tốt. Nó cũng hiệu quả hơn nhiều nếu bạn có một cột có nhiều hơn hai phần dữ liệu.
Ví dụ: bên dưới tôi có một số dữ liệu trong đó một hàng có 4 phần dữ liệu và hàng còn lại có 5 phần dữ liệu. Tôi muốn chia nó thành 4 cột và 5 cột tương ứng. Như bạn có thể thấy, cố gắng sử dụng các công thức trên sẽ không thực tế.
Trong Excel, trước tiên hãy chọn cột bạn muốn tách. Sau đó, hãy tiếp tục và nhấp vào tab Data và sau đó nhấp vào Text to Columns .
Thao tác này sẽ hiển thị trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành Cột. Trong bước 1, bạn chọn trường được phân cách hoặc chiều rộng cố định. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Delimited .
Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ chọn dấu phân cách. Bạn có thể chọn từ tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách hoặc nhập một tùy chỉnh vào.
Cuối cùng, bạn chọn định dạng dữ liệu cho cột. Thông thường, General sẽ hoạt động tốt đối với hầu hết các loại dữ liệu. Nếu bạn có một cái gì đó cụ thể như ngày tháng, thì hãy chọn định dạng đó.
Nhấp vào Hoàn tất và xem cách dữ liệu của bạn được phân tách thành các cột một cách kỳ diệu. Như bạn có thể thấy, một hàng biến thành năm cột và hàng kia thành bốn cột. Tính năng Text to Columns rất mạnh mẽ và có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
Nếu bạn đang gặp sự cố khi tách các tên không theo định dạng tôi có ở trên, hãy đăng nhận xét kèm theo dữ liệu của bạn và tôi sẽ cố gắng trợ giúp. Thưởng thức!
Chúc bạn thành công !
Các tin cũ hơn
