Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

Bạn có biết rằng bạn có thể tạo biểu mẫu trong Word mà mọi người có thể điền vào không? Khi bạn nghe về các biểu mẫu có thể điền, hầu như nó luôn liên quan đến các tài liệu Adobe và PDF vì đó là định dạng phổ biến nhất.

Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

Tuy nhiên, Word cũng là một công cụ khá mạnh mẽ và bạn có thể sử dụng nó để tạo nhanh các biểu mẫu mà bạn có thể in hoặc gửi qua email, v.v. Nếu bạn cần tạo một cuộc khảo sát sẽ gửi đến nhiều người và bạn muốn có tất cả các phản hồi được đánh dấu tự động cho của bạn, tốt nhất bạn nên sử dụng Google Documents để tạo bản khảo sát .

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo biểu mẫu với hộp văn bản, hộp kiểm, bộ chọn ngày và hộp danh sách. Bạn cũng có thể làm cho biểu mẫu của mình trông đẹp hơn rất nhiều nếu bạn sử dụng bảng để sắp xếp mọi thứ.

Bật tab Developer

Theo mặc định, bạn không thể tạo biểu mẫu trong Word trừ khi bạn bật tab Developer trong ribbon. Vì nó không được nhiều người sử dụng nên Microsoft đã tắt nó theo mặc định. Để bật tab, hãy nhấp vào File và sau đó nhấp vào Options.

Ở phía bên tay trái, nhấp vào Customize Ribbon rồi chọn hộp Developer trong hộp danh sách bên phải.

Bấm OK và bấm vào tab trong ruy-băng. Phần chúng tôi quan tâm nhất là Controls.

Tạo biểu mẫu trong Word

Phần Controls có khoảng tám điều khiển khác nhau có thể được thêm vào tài liệu Word của bạn: Rich Text, Plain-Text, Picture, Building Block Gallery, Checkbox, Combo Box, Drop-Down List và Date Picker.

Để chèn một điều khiển, chỉ cần nhấp vào nó và nó sẽ xuất hiện ở bất kỳ vị trí nào đặt con trỏ của bạn. Trong ví dụ dưới đây, tôi đã tạo một bảng và thêm hai hộp văn bản thuần túy cho tên và họ.

Theo mặc định, mỗi điều khiển có văn bản điền riêng. Đối với điều khiển văn bản thuần túy, đó là Nhấp hoặc chạm vào đây để nhập văn bản . Bạn có thể chỉnh sửa văn bản này cho bất kỳ điều khiển nào bằng cách nhấp vào nút Design Mode ở bên phải của các biểu tượng điều khiển.

Bạn sẽ thấy một số chỗ dành sẵn màu xanh lam xuất hiện ở bên trái và bên phải của bất kỳ điều khiển nào bạn đã thêm vào tài liệu của mình. Chọn văn bản và thay đổi nó thành bất cứ điều gì bạn thích. Nhấp lại vào nút Design Mode để thoát khỏi chế độ.

Tiếp theo, nhấp vào điều khiển mới được thêm vào của bạn để nó được đánh dấu và sau đó nhấp vào Properties, nằm ngay bên dưới nút Chế độ thiết kế. Mỗi điều khiển sẽ có một bộ tùy chọn tiêu chuẩn với các tùy chọn tùy chỉnh ở dưới cùng dựa trên loại điều khiển đó.

Tại đây bạn có thể đặt tiêu đề cho điều khiển, thay đổi màu sắc, kiểu văn bản và chỉ định có thể chỉnh sửa hoặc xóa điều khiển hay không. Ở dưới cùng là các tùy chọn điều khiển cụ thể, đối với trường hợp điều khiển văn bản thuần túy, là bạn có muốn cho phép nhiều dòng hay không. Tùy chọn cuối cùng đó rất hữu ích nếu bạn cần ai đó gõ một đoạn văn bản.

Vậy sự khác biệt giữa điều khiển văn bản thuần túy và điều khiển văn bản có định dạng là gì? Chà, không nhiều. Trong điều khiển văn bản đa dạng thức, bạn có thể thay đổi cài đặt phông chữ / màu sắc cho từng từ riêng lẻ, trong khi điều khiển văn bản thuần túy sẽ áp dụng định dạng cho tất cả văn bản. Bạn sẽ nghĩ rằng điều khiển văn bản thuần túy sẽ không cho phép in đậm, thay đổi phông chữ hoặc thay đổi màu sắc, nhưng nó có.

Tiếp theo, tôi đã tiếp tục và thêm điều khiển danh sách thả xuống vào biểu mẫu của mình. Bạn sẽ thấy nó nói Choose an item và thế là xong. Để thêm các mục vào danh sách, bạn phải nhấp vào Properties.

Nhấp vào nút Add button và sau đó nhập tên bạn chọn. Theo mặc định, Display Name and Value sẽ giống nhau, nhưng bạn có thể thay đổi nếu muốn. Thực sự không có lý do gì để thay đổi giá trị trừ khi bạn đang viết macro Word và tham khảo các điều khiển trong mã.

Khi bạn đã thêm tất cả các lựa chọn của mình, hãy tiếp tục và nhấp vào OK và bây giờ bạn sẽ có thể chọn các tùy chọn từ danh sách thả xuống.

Sự khác biệt duy nhất giữa điều khiển danh sách thả xuống và điều khiển hộp tổ hợp là điều khiển sau cho phép người dùng nhập giá trị của riêng họ nếu họ muốn. Trong danh sách thả xuống, bạn phải chọn một trong các lựa chọn trong danh sách. Trong hộp kết hợp, bạn có thể chọn từ danh sách hoặc nhập giá trị của riêng bạn.

Bộ điều khiển bộ chọn ngày hoạt động giống như bất kỳ bộ chọn ngày nào mà bạn có thể đã sử dụng trên các trang web đặt vé máy bay, v.v. Khi bạn nhấp vào nó, một lịch sẽ xuất hiện và bạn chỉ cần bấm vào ngày để chọn nó.

Nếu bạn nhấp vào nút Properties , bạn sẽ thấy rằng có khá nhiều tùy chọn cho điều khiển bộ chọn ngày.

Bạn có thể chọn một định dạng khác để hiển thị ngày tháng và chọn một loại lịch khác. Điều khiển hình ảnh là một tùy chọn hay khác cho phép người dùng chèn hình ảnh dễ dàng.

Khi người dùng nhấp vào hình ảnh, một hộp thoại sẽ xuất hiện để họ có thể chọn hình ảnh từ máy tính của mình, từ tìm kiếm hình ảnh Bing hoặc từ OneDrive. Họ cũng có các tùy chọn cho Facebook và Flickr.

Bây giờ chúng ta hãy thêm một vài hộp kiểm vào tài liệu của chúng ta. Lưu ý rằng khi bạn thêm một hộp kiểm và cố gắng nhập văn bản vào đó, hộp kiểm đó sẽ cho bạn biết rằng lựa chọn đã bị khóa. Tôi tin rằng đây là do thiết kế. Bạn phải nhấp vào bên cạnh hộp kiểm và sau đó nhập văn bản của bạn.

Cuối cùng, bạn có thể chèn điều khiển khối xây dựng, cho phép bạn chọn nội dung từ Phần nhanh và Văn bản tự động. Nếu bạn không biết tôi đang nói gì, hãy xem bài đăng của tôi về cách sử dụng Văn bản tự động và Phần nhanh trong Word . Trong ví dụ của mình, tôi đã thêm một số dấu ngoặc kép vào Văn bản tự động tùy chỉnh và sau đó liên kết điều khiển với nó qua hộp thoại Thuộc tính.

Khi bạn có tất cả các điều khiển trong tài liệu của mình theo cách bạn muốn, có thể là một ý tưởng hay để bảo vệ tài liệu để người dùng chỉ có thể điền vào các trường biểu mẫu và thế là xong. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Restrict Editing trên tab Developer .

Trong ngăn hiển thị ở bên phải, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới Editing restrictions và chọn Filling in forms . Đảm bảo chọn hộp Allow only this type of editing in the document box .

Nhấp vào Yes, Start Enforcing Protection và sau đó nhập mật khẩu nếu bạn muốn. Bây giờ chỉ các trường biểu mẫu mới có thể chỉnh sửa và mọi thứ khác được khóa / bảo vệ. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng phím TAB để di chuyển giữa các trường biểu mẫu khác nhau.

Nhìn chung, Word không phải là công cụ tốt nhất để tạo biểu mẫu, nhưng nó phù hợp và có lẽ là quá đủ đối với hầu hết mọi người. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận. Thưởng thức!

Chúc bạn thành công !