Kế toán tình hình biến động tài sản cố định

1- Thủ tục và kế toán chi tiết TSCĐ

Khi có TSCĐ mới đưa vào sử dụng, doanh nghiệp phải lập hội đồng giao nhận gồm có đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số uỷ viên để lập "Biên bản giao nhận TSCĐ" cho từng đối tượng TSCĐ. Đối với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bàn. Sau đó phòng kế toán phải sao lại cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng cho từng TSCĐ. Mỗi bộ hồ sơ TSCĐ bao gồm: "Biên bản giao nhận TSCĐ", họp đồng, hoá đơn mua TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của doanh nghiệp. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng ký xác nhận. Thè này được lưu ờ phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Khi lập xong, thè TSCĐ được dùng để ghi vào "Sổ tằi sản cố định", số này được lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và từng đơn vị sử dụng mỗi nơi một quyển.

TSCĐ cùa doanh nghiệp có thể giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau như điều chuyển cho đơn vị khác, đem đi góp vốn liên doanh, liên kết, nhượng bán, thanh lý... tuỳ theo từng trường hợp giảm TSCĐ mà, doanh nghiệp phải lập các chứng từ như "Biên bản giao nhận TSCĐ", "Biên bản thanh lý TSCĐ"... Trên cơ sở các chứng từ này kế toán ghi giảm TSCĐ trên các "Sổ tài sản cố định".

Trường họp di chuyền TSCĐ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp thì kế toán ghi giảm TSCĐ trên "Sổ tài sàn cố định" của bộ phận giao và ghi tăng trên "Sổ tài sản cố định" của bộ phận nhận.

2- Tài khoản sử dụng

Đe phản ánh tình hình biến động TSCĐ, doanh nghiệp phải sù’ dụng các tài khoản chủ yếu sau:

* Tài khoản 211 "TSCĐ hữu hình": TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hỉnh cùa doanh nghiệp theo nguyên giá.

Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình cùa doanh nghiệp tăng trong kỳ.

Bên Có: Nguyên giá TSCĐ hữu hình cùa doanh nghiệp giảm trong kỳ. So dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có cùa doanh nghiệp.

TK 211 được chi tiết để theo dõi tình hình biến động của từng loại TSCĐ hữu hình như:

TK 2111 “Nhà cừa, vật kiến trúc”

TK 2112 “Máy móc thiết bị”

TK 2113 “Phưong tiện vận tải, truyền dẫn”

TK 2114 “Thiết bị, dụng cụ quản lý”

TK 2115 “Vườn cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm”

TK 2118 “TSCĐ hữu hình khác”

* Tài khoăn 212 “TSCĐ thuê tài chinh "

TK này phản ánh tình hình biến động của TSCĐ hữu hình, vô hình thuê ngoài (phưong thức thuê tài chính) theo nguyên giá.

Bên Nợ: Nguyên giá của TSCĐ thuê tài chính tăng trong kỳ.

Bên Có: Nguyên giá của TSCĐ thuê tài chính giảm trong kỳ.

Số dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính hiện có.

* Tài khoản 213 “TSCĐ vô hình":

TK này phản ánh tinh hình biến động TSCĐ vô hình của doanh nghiệp theo nguyên giá.

Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng trong kỳ.

Bên Có: Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm trong kỳ.

Số dư bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ VH hiện có của doanh nghiệp.

TK này được chi tiết thành các TK cấp 2 để theo dõi tinh hình biến động của từng loại TSCĐ VH như:

TK 2131 “Quyền sử dụng đất”

TK 2132 “Quyền phát hành”

TK 2133 “Bản quyền, bằng sáng chế”

TK 2134 “Nhãn hiệu hàng hoá”

TK 2135 “Phần mềm máy vi tính”

TK 2136 “Giấy phép và giấy phép nhượng quyền”

TK 2138 “TSCĐ vô hình khác”

* TK 214 “Hao mòn TSCĐ": :

TK này phàn ánh tình hình biến động của TSCĐ theo giá trị hao mòn.

Bên Nợ: Giá trị hao mòn của TSCĐ giảm trong kỳ.

Bên Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ tăng trong kỳ.

Số dư bên Có: Giá trị hao mòn cùa TSCĐ hiện có. '

TK này được chi tiết thành 4 TK. cấp 2:

TK 2141 “Hao mòn TSCĐ hữu hình”

TK 2142 “Hao mòn TSCĐ thuê tài chính”

TK 2143 “Hao mòn TSCĐ vô hình”

TIC 2147 “Hao mòn bất động sản đầu tư”

3- Ke toán tình hình tăng TSCĐ

* TSCĐ được mưa sam, xây dựng bằng nguồn vốn chuyên dùng.

- Đối với những TSCĐ hình thành qua quá trình xây dựng, lắp đặt, chinh lý, chạy thử, nghiên cứu, triển khai thì kế toán phải tập hợp các khoản chi tiêu phát sinh trong quá trình đó vàoTK 241 “Chi phí xây dựng cơ bản dở dang”:

Nợ TK 241: Chi phí mua sắm, xây dựng, nghiên cứu, triển khai

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 141, 152,311,331...

Khi công tác xây dựng, lắp đặt, triển khai hoàn thành, kế toán phàn ánh tình hình quyết toán chi phí và giá trị tài sản hình thành qua quá trình trình xây dựng, lắp đặt, triển khai:

Nợ TK 211,213: Nguyên giá TSCĐ hình thành đưa vào sừ dụng

Nợ TK 155: Giá trị sản phẩm thu được

Nợ TK 138: Khoản chi sai yêu cầu bồi thường hoặc chờ xử lý

Có TK 241: Tổng chi phí mua sắm, xây dựng, lắp đặt, triển khai.'

- Đối với những TSCĐ mua sắm đưa vào sử dụng không qua lắp đặt thì kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi:

Nợ TK 211,213: Theo nguyên giá

Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán cho người bán.

- Neu TSCĐ dùng cho sản xuất ( cách phân loại tài sản cố định )- kinh doanh được mua sam, xây dụng bằng nguồn vốn đầu tư XDCB, quỹ đầu tư phát triển, quỹ phúc lợi, thì khi hoàn thành thủ tục đưa TSCĐ vào sử dụng, kế toán ghi bút toán chuyển nguồn:

Nợ TK 414: TSCĐ được đầu tư bằng quỹ đầu tư phát triển

Nợ TK 441: TSCĐ được đầu tư bàng nguồn vốn đầu tư XDCB

Nợ TK 353 (3532): TSCĐ đầu tư bàng quỹ phúc lợi

Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh.

- Trường hợp TSCĐ được mua sam bằng quỹ phúc lợi phục vụ cho hoạt động văn hoá, phúc lợi, khi kết chuyền nguồn, kế toán ghi:

Nợ TK 3532: Quỹ phúc lợi

Có TK 3533: Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.

- Trường hợp TSCĐ được mua sắm đầu tư bằng Quỹ phát triển khoa học và công nghệ, khi kết chuyển nguồn, kế toán ghi:

Nợ TK 3561: Quỹ phát triển khoa học và công nghệ

Có TK 3562: Quỹ phát triển KH&CN đã hình thành TSCĐ.

- Trường họp TSCĐ được mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn đầu tư XDCB, kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án dùng vào hoạt dộng sự nghiệp hoặc hoạt động dự án thì kể toán ghi bút toán chuyển nguồn như sau:

Nợ TK 441: TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB

Nợ TK 161: TSCĐ được đầu tư bang nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.

* TSCĐ tăng do mua sam, xây dựng, trỉến khai bằng nguồn vốn vay dài hạn:

- Trường họp doanh nghiệp nhận tiền vay dài hạn để thanh toán tiền mua TSCĐ khi hoàn thành thủ tục đưa TSCĐ vào sử dụng, ke toán ghi:

Nợ TK 211, 213: Phần tính vào nguyên giá TSCĐ

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Có TK 341: Nhận nợ với người cho vay dài hạn.

- Trường họp doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục đưa TSCĐ vào sừ dụng nhưng chưa thanh toán cho người bán TSCĐ hoặc người nhận thầu XDCB thì kế toán ghi tăng TSCĐ:

Nợ TK 211, 213: Phần tính vào nguyên giá TSCĐ

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Có TK 331: số tiền nợ rigười bán TSCĐ

Có TK 241: Chi phí XDCB được tính vào giá trị của công trình.

Khi nhận tiền vay dài hạn, doanh nghiệp phải tiến hành trả nợ cho người bán TSCĐ hoặc người nhận thầu XDCB:

Nợ TK 331 - Phải trả người bán

Có TK341 - Vay dai hạn.

Như vậy, trong trường hợp này, nguồn hình thành TSCĐ là nguồn vay dài hạn.

* TSCD tăng mà doanh nghiệp không phải trả tiền.

Trong các trường họp Nhà nước cấp cho doanh nghiệp, các bên đối tác góp vốn, thu hồi vốn góp liên doanh, liên kết hoặc doanh nghiệp được biếu tặng, viện trợ bằng TSCĐ... khi xác định được nguyên giá TSCĐ kế toán ghi:

Nợ TK 211,213 - Nguyên giá TSCĐ

Có TK 711: Giá trị TSCĐ được biếu tặng

Có TK 411: Nhà nước cấp hoặc bên góp vốn

Có TK 128, 221, 222, 223, 228: Giá thoả thuận TSCĐ khi thu hồi vốn góp.

Có TK 111, 112, 331... Phí tồn trước khi dùng mà doanh nghiệp / phải chịu.

Nêu phí tôn trước khi sử dụng TSCĐ được bù đăp băng nguôn vôn chuyên dùng thì ke toán còn phải ghi bút toán chuyển nguồn như trường hợp trên.

Riêng trường họp TSCĐ tăng ở một đơn vị hạch toán phụ thuộc được cấp trên điều chuyển đến, thì kế toán còn phải ghi giá trị hao mòn của TSCĐ đó vào Bên Có TK 214. Còn phí tổn trước khi dùng mà doanh nghiệp phải chi ra thì được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ:

Nợ TK 627, 641, 642: Theo nơi sử dụng TSCĐ

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Có TK 111, 112, 331... Theo giá thanh toán.

* Tăng TSCĐ do nhộn TSCĐ thuê tài chinh

- Khi phát sinh các chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến tài sản thuê

tài chính trước khi nhận tài sản thuê như đàm phán, ký kết họp đồng..., ghi:

Nợ TK 142 - Chi phí trả trước

Có TK 111, 112...

- Khi nhận TSCĐ thuê tài 'chính, kế toán căn cứ vào hợp đồng thuê tài sản và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 212 - Phần tính vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính.

Nợ TK 138 - Thuế GTGT được khấu trừ nằm trong nợ gốc (nếu có) Có TK 342 - Giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu hoặc giá trị họp lý của tài sản thuê.

/ - Chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến hoạt động thuê tài chính

được ghi nhận vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính, ghi:

Nợ TK 212 - Tính vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính

Có TK 142 - Chi phí trả trước, hoặc

Có các TK 111, 112 (Số chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động thuê phát sinh khi nhận tài sản thuê tài chính).

* TSCĐ tlìừa

Khi kiểm kê phát hiện TSCĐ thừa thì doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân để xử lý ghi sổ phù họp với từng nguyên nhân. Chẳng hạn TSCĐ thừa là do đề ngoài sổ kế toán, thì căn cứ vào hồ sơ ban đầu để ghi tăng TSCĐ theo một trong số các trường hợp đã trình bày ở trên.

Riêng mức khấu hao của TSCĐ trong thời gian quên ghi sổ được tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642 - Chi phí QLDN

Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.

Trường họp tài sản thừa không thể phát hiện được nguyên nhân, không tìm được chù sờ hữu TSCĐ, kế toán ghi:

Nợ TK 211: Nguyên giá (tính theo giá cùa TSCĐ mới ở thời điêm hiện tại)

Có TK 214: Giá trị hao mòn (theo đánh giá thực te) Có TK 338 (3381): Giá trị còn lại (tài sản thừa chờ xử lý).

Các nghiệp vụ làm tăng TSCĐ được khái quát qua sơ đồ 1.1 (trang sau)

4- Ke toán tình hình giảm TSCĐ

*Giảm giá trị còn lại cùa TSCĐ do khấu hao TSCĐ

Trong quá trình sử dụng TSCĐ, kế toán phải xác định tổng mức khấu hao TSCĐ; phân bồ chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí kinh doanh theo đối tượng sử dụng TSCĐ và ghi giảm TSCĐ bằng cách ghi tăng giá trị hao mòn cùa chúng:

Nợ TK 627: Khấu hao TSCĐ sừ dụng ở các bộ phận sàn xuất

Nợ TK 641: Khấu hao TSCĐ sừ dụng ờ bộ phận bán hàng

Nợ TK 642: Khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận QLDN

Có TK 214: Ghi tăng giá trị hao mòn của TSCĐ.

* Nhượng bán, thanh lý TSCĐ

Theo quan điểm của kế toán, hoạt động nhượng bán, thanh lý TSCĐ được coi là hoạt động khác ngoài hoạt động kinh doanh.

- Kế toán ghi giảm các chì tiêu giá trị của TSCĐ và chuyển giá trị còn lại vào chi phí khác.

Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ

Nợ TK 214: Giá trị hao mòn của TSCĐ

Có TK 211,213: Nguyên giá cùa TSCĐ.

- Phản ánh thu nhập từ hoạt động nhượng bán, thanh lý như tiền thu về nhượng bán TSCĐ, phế liệu cho khách hàng; trị giá phế liệu nhập kho; tiền bồi thường phải thu ở người làm hỏng TSCĐ...

Nợ TK 111, 112, 131: Theo giá thanh toán

Nợ TK 152: Phế liệu nhập kho

Nợ TK 138: Tiền bồi thường phải thu

Có TK 711: Ghi thu nhập khác

Có TK 3331: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có).

- Nếu trong quá trình nhượng bán, thanh lý doanh nghiệp phải chi ra một số khoản chi như: chi phí nhân viên làm nhiệm vụ thanh lý, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động thanh lý, nhượng bán, chi phí sừa chữa trước lúc nhượng bán... thì kế.toán ghi:

Nợ TK 811: Chi phí khác

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có) CóTK 111, 112,331,334,338... Yếu tố chi phí.

* Góp vốn đầu tư bằng TSCĐ vào công ty con, công ty liên kết, cở sở kinh doanh đồng kiểm soát, đầu tư dài hạn khác.

Căn cứ vào giá trị còn lại của TSCĐ, giá thoà thuận do Hội đồng giao nhận vốn xác nhận, số chênh lệch giá giảm (lỗ), tăng (lãi) được hạch toán là chi phí khác và thu nhập khác, kế toán ghi:

Nợ TK 221, 222, 223, 228: Theo giá thoả thuận

Nợ TK 214: Theo giá trị hao mòn

Nợ TK 811: Chênh lệch giảm giá TSCĐ (lỗ)

Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ

Ị CÓ TK 711: Chênh lệch tăng giá TSCĐ (lãi).

* Trà vốn góp đẩu tư bằng TSCĐ

Khi thanh toán vốn cho các đối tác tham gia góp vốn bằng TSCĐ thi phải thành lập hội đồng giao nhận vốn để đánh giá, xác định giá trị hiện tại của TSCĐ. về mặt pháp lý, giá trị của TSCĐ được hội đồng giao nhận đánh giá là bạo nhiêu thì coi như doanh nghiệp đã thanh toán được vốn góp đầu tư bấy nhiêu. Vì vậy, căn cứ vào giá do hội đồng giao nhận đánh giá. nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ, kế toán ghi:

Nợ TK 411: Ghi theo giá thoả thuận

Nợ TK 214: Ghi theo số khấu hao luỹ kế

Nợ TK 811: Chênh lệch giảm

Có TK 211; 213: Ghi theo nguyên giá

/ Có TK 711: Chênh lệch tăng.

*Trả vốn cho Nhà nước bằng TSCĐ

Đối với doanh nghiệp nhà nước, khi bàn giao TSCĐ cho đơn vị khác theo lệnh điều động của cấp trên, kế toán căn cứ vào nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại để ghi giảm TSCĐ:

Nợ TK 411: Giá trị còn lại

Nợ TK 214: Giá trị hao mòn

Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ.

* TSCĐ đang sử dụng chuyển thành CCDC do Nhà nước thay đối 'tiêu chuẩn giá trị cùa TSCĐ... thi giá trị còn lại của TSCĐ chưa khấu hao hết được phân bổ vào chi phí kinh doanh trong kỳ tối đa không quá 3 năm. kế

/ toán ghi:

/9. Nợ TK 142, 242: Giá trị còn lại cùa TSCĐ

Nợ TK 214: số đã khấu hao

Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ

* Trá TSCĐ thuê tài chính

- Trong quá trình sử dụng TSCĐ thuê tài chính, kế toán phải tiến hành khấu hao TSCĐ thuê vào chi phí kinh doanh cùa từng kỳ hạch toán:

NợTK 627, 641,642...

Có TK 214 (2142) Khấu hao TSCĐ thuê tài chính.

- Cuối năm, kế toán xác định số phải trả về nợ gọc do thuê tài chính: Nợ TK 315: Nợ đến hạn trả

Có TK 342: Nợ dài hạn.

- Khi thanh toán gốc và lãi cho công ty tài chính, kế toán ghi: Nợ TK 315: Thanh toán gốc đến hạn trả

Nợ TK 635: Lãi thuê tài chính

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ không nàm trong nợ gốc Nợ TK 627, 641, 642: Thuế GTGT theo phưong pháp trực tiếp

Có TK 111, 112

- Neu thuế GTGT nam trong nợ gốc khi nhận tài sản thi định kỳ hàng năm kế toán tiến hành phân bồ thuế:

Nợ TK 133: Neu áp dụng phương pháp khấu trừ Nợ TK 627, 641,642: Neu áp dụng phương pháp trực tiếp

Có TK 138: Thuế GTGT nam trong nợ gốc khi nhận tài sản thuê.

- Khi trả TSCĐ thuê tài chính, kế toán ghi:

Nợ TK 214 (2142): Giá trị hao mòn

Có TK 212: Nguyên giá TSCĐ.

- Nếu doanh nghiệp được nhượng quyền sở hữu TSCĐ thuê tài chính, kế toán ghi các bút toán để chuyển các chỉ tiêu giá trị TSCĐ thuê tài chính thành TSCĐ cùa doanh nghiệp.

Chuyển nguyên giá:

Nợ TK 211, 213: Theo nguyên giá

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có)

Có TK 212: Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính

Có TK 111,112... Số tiền phải trả thêm.

Chuyển giá trị hao mòn, ghi:

Nợ TK 214 (2142)

Có TK 214 (2141, 2143)

* Kế toán TSCĐ thiếu

Khi kiềm kê phát hiện TSCĐ thiếu, căn cứ vào biên bàn kiếm kê và biên bản xù lý (nếu có), ke toán ghi:

Nợ TK 138 (1381): Chờ xư lý

Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thường

Nợ TK 214: Ghi theo giá trị hao mòn

Có TK 211: Ghi theo nguyên giá.

Trường họp TSCĐ thiếu chờ xử lý khi có quyết định xử lý cùa cấp có thẩm quyền, kế toán ghi:

Nợ TK 138 (1388): yêu càu bồi thường

Nợ TK 632: Tính vào giá vốn của doanh nghiệp

Có TK 138 (1388): Giá trị còn lại của TSCĐ thiếu được xử lý.

* Trao đổi TSCĐ tương tự

Trong trường họp doanh nghiệp sừ dụng TSCĐ cùa mình để đổi TSCĐ tương tự của đon vị khác (có cùng công dụng và tương đương về giá cả) thì kế toán ghi:

Nợ TK 211,213: Nguyên giá TSCĐ nhận về

Nợ TK 214: Giá trị hao mòn TSCĐ đem trao đổi

Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ đem trao đổi.

* Trao đổi TSCĐ không tương tự

Trường họp doanh nghiệp sử dụng TSCĐ cùa mình để đổi lấy tài sản cùa đơn vị khác có mức giá không tương đương nhau hoặc có công dụng khác nhau thì kế toán căn cứ vào nguyên giá, giá trị hao mòn cùa TSCĐ đem trao đổi để ghi:

Nợ TK 811: Giá trị còn lại

Nợ TK 214: Giá trị hao mòn

Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ.

Căn cứ vào giá hợp lý của TSCĐ đem trao đổi (do 2 bên trao đồi thoả thuận), kế toán ghi:

Nợ TK 131: Giá họp lý TSCĐ đem trao đổi

Có TK 71Ị: Ghi tàng thu nhập khác

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ.

Căn cứ vào giá hợp lý của TSCĐ nhận về, kế toán ghi:

Nợ TK 211,213: Nguyên giá

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 131: Giá họp lý của TSCĐ nhận về.

Neu giá họp lý của TSCĐ đem trao đổi lớn hơn giá họp lý của TSCĐ nhận về thì doanh nghiệp được nhận lại bằng tiền, khi nhận được, kế toán ghi: