Kiểm soát quy trình kế toán nhập khẩu hàng hóa

1.Chứng từ và luân chuyển chứng từ

Những lưu ý khi đàm phán và kí kết hợp đồng qua email và fax:

Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, cần luôn luôn nhớ rằng thư từ là sứ giả của mình đến với khách hàng cho nên phải hết sức thận trọng trong khi viết, phải đảm bảo yêu cầu lịch sự, chính xác, kiên nhẫn.

Nội dung phải được trình bày chính xác, mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ nhưng không rườm rà, tránh những lỗi không đáng, hoặc dễ gây hiểu lầm do trình bày không rõ ràng, không khúc chiết, hoặc do sử dụng những từ ngữ không chính xác.

Giấy viết thư cần được chuẩn bị chu đáo: tiêu đề ghi rõ ràng: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax…

Kiểm soát quy trình kế toán nhập khẩu hàng hóa

Nhân viên bán hàng thuộc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu chưa có nghiệp vụ về kế toán nên lúc lựa chọn các bút toán định khoản trong danh sách các bút toán được quy định sẵn trong phần mềm thường lựa chọn sai, đồng thời hàng tuần kế toán cũng phải kiểm tra lại việc định khoản của nhân viên bán hàng này.

2. Quy trình khai báo hải quan và hoàn tất thủ tục hải quan

Trước đây khi việc khai báo hải quan chưa áp dụng hình thức khai báo điện tử, thì việc khai báo hải quan thường có sai sót và tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, tốn nhiều chi phí lưu container, lưu bãi, ảnh hưởng đến uy tín công ty. Trong trường hợp tính thiếu thuế, doanh nghiệp còn phải chịu một khoản tiền phạt. Tuy nhiên kể từ khi áp dụng khai báo điện tử thì tình trạng sai sót này đã được hạn chế đáng kể.

Để kiểm soát vấn đề “Nhân viên xuất nhập khẩu khai báo hải quan trễ, sai sót trong việc khai báo và tính thuế”, nhân viên xuất nhập khẩu phải thường xuyên cập nhật thông tin về thuế, về các quy định khai báo hải quan, phải thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ khai báo hải quan.

Đối với rủi ro “Nhân viên xuất khẩu lập sai chứng từ, làm thủ tục hải quan chậm trễ”, vì đây là rủi ro phát sinh từ khả năng của con người, do đó không thể tránh khỏi sai sót. Nếu sai sót phát hiện sớm còn có thể sửa chữa dễ dàng và tốn ít thời gian. Tuy nhiên nếu như phát hiện sau khi chứng từ đã được chuyển đi hoặc đến thời hạn giao chứng từ đến Chi cục hải quan mới phát hiện thì có thể ảnh hưởng đến thời gian, chi phí.

3. Quy trình lập chứng từ thanh toán, theo giõi công nợ và trả tiền.

Trong quy trình này có 2 rủi ro có khả năng xảy ra, đó là rủi ro “Nhân viên bán hàng lập sai hoặc thiếu chứng từ thanh toán”, “Thanh toán chậm trễ”. Vì khi chứng từ thanh toán lập sai hoặc thiếu thì phải sữa chữa lại, tốn nhiều thời gian và tiền của.

Hiện nay, để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, phương thước thanh toán an toàn nhất là phương thức L/C. Tuy nhiên nhân viên bán hàng không đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ ngoại thương nên thường không nắm rõ các

thủ tục và các điều khoản trong L/C dẫn đến lập chứng từ thanh toán sai lệch, ngân hàng không chịu hoặc kéo dài thời gian thanh toán.

4. Tổ chức bộ máy kế toán

Chức năng nhiệm vụ của hai phần hành kế toán công nợ và kế toán thanh toán có thể được phân chia như sau:

Kế toán công nợ:

• Theo dõi các khoản phải thu khách hàng, các khoản phải trả người bán và các khoản phải thu, phải trả khác căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và hoá đơn mua hàng.

• Mở các sổ chi tiết để theo dõi công nợ chi tiết cho từng đối tượng.

• Mở sổ cái để theo dõi công nợ.

• Đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn.

• Theo dõi các khoản nợ của công ty và tiến hành đề xuất trả nợ đúng hạn cho người bán.

• Định kỳ lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và với người bán.

Kế toán thanh toán:

• Thực hiện các hoạt động thu chi tiền mặt, chuyển tiền, thu tiền qua ngân hàng.

• Nhận giấy báo nợ, giấy báo có từ ngân hàng.

• Ghi các sổ chi tiết, sổ cái thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

• Định kỳ đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để đảm bảo sự chính xác về số liệu ghi trên sổ sách và số liệu của ngân hàng.

• Định kỳ đối chiếu với thủ quỹ để đảm bảo sự chính xác về số liệu ghi trên

sổ sách và số liệu của thủ quỹ.

KẾT LUẬN

Kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý tài chính, có vai trò tích cực trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu, thông qua công tác kế toán mà người quản lý có thể nắm bắt được thị phần nào, mặt hàng nào, lĩnh vực nào mà mình đang kinh doanh có hiệu quả. Điều này không những đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả trên thị trường đầy biến động mà còn cho phép doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra như: lợi nhuận, thị phần, uy tín kinh doanh…