Quản lý hàng tồn kho là gì?


Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho đề cập đến quá trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của công ty. Chúng bao gồm quản lý nguyên liệu thô, linh kiện, và thành phẩm, cũng như nhập kho và xử lý các mặt hàng đó.
 
Đối với các công ty có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp, việc cân bằng các rủi ro của tình trạng thiếu hàng tồn kho và thiếu hụt là đặc biệt khó khăn. Để đạt được những cân bằng này, các công ty đã phát triển hai phương pháp chính để quản lý hàng tồn kho: lập kế hoạch yêu cầu vật liệu kịp thời và nguyên vật liệu: chỉ trong thời gian (JIT) và lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP)

Cách quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho của công ty là một trong những tài sản quý giá nhất. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm và các lĩnh vực thâm dụng hàng tồn kho khác, đầu vào và thành phẩm của một công ty là cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Việc thiếu hàng tồn kho khi và nơi cần thiết có thể cực kỳ bất lợi.
 
 
Đồng thời, hàng tồn kho có thể được coi là một khoản nợ (nếu không phải theo nghĩa kế toán). Một hàng tồn kho lớn có nguy cơ hư hỏng, trộm cắp, hư hỏng hoặc thay đổi nhu cầu. Hàng tồn kho phải được bảo hiểm, và nếu nó không được bán kịp thời, nó có thể phải được xử lý với giá giải phóng mặt bằng hay đơn giản là bị phá hủy.
 
Vì những lý do này, quản lý hàng tồn kho rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Biết khi nào nên bổ sung một số mặt hàng nhất định, số tiền cần mua hoặc sản xuất, mức giá nào để trả tiền cũng như khi nào nên bán và với mức giá nào có thể dễ dàng trở thành quyết định phức tạp. Các doanh nghiệp nhỏ thường sẽ theo dõi chứng khoán theo cách thủ công và xác định các điểm và số lượng sắp xếp lại bằng cách sử dụng các công thức Excel. Các doanh nghiệp lớn hơn sẽ sử dụng phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp chuyên biệt (ERP). Các tập đoàn lớn nhất sử dụng phần mềm tùy biến cao như một ứng dụng dịch vụ (SaaS).
 
Chiến lược quản lý hàng tồn kho phù hợp khác nhau tùy thuộc vào ngành. Một kho chứa dầu có thể lưu trữ một lượng lớn hàng tồn kho trong thời gian dài, cho phép nó chờ đợi nhu cầu đến lấy. Mặc dù việc lưu trữ dầu rất tốn kém và rủi ro, một vụ hỏa hoạn ở Anh năm 2005 đã dẫn đến thiệt hại hàng triệu bảng và phạt tiền, không có nguy cơ hàng tồn kho sẽ bị hỏng hoặc mất phong cách. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa hoặc sản phẩm dễ hỏng mà nhu cầu cực kỳ nhạy cảm với thời gian 2018 hoặc các mặt hàng thời trang nhanh, ví dụ, việc ngồi trong kho không phải là một lựa chọn và việc đánh giá sai thời gian hoặc số lượng đơn đặt hàng có thể tốn kém.
Quản lý hàng tồn kho đề cập đến quá trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của công ty. Chúng bao gồm quản lý nguyên liệu thô, linh kiện, và thành phẩm cũng như nhập kho và xử lý các mặt hàng đó.
Đối với các công ty có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp, việc cân bằng các rủi ro của tình trạng thiếu hàng tồn kho và thiếu hụt là đặc biệt khó khăn.
Để đạt được những cân bằng này, các công ty đã phát triển hai phương pháp chính để quản lý hàng tồn kho: lập kế hoạch yêu cầu vật liệu kịp thời và nguyên vật liệu: chỉ trong thời gian (JIT) và lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP).
Kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho đại diện cho một  tài sản hiện tại  vì một công ty thường có ý định bán hàng hóa thành phẩm của mình trong một khoảng thời gian ngắn, thường là một năm. Hàng tồn kho phải được tính hoặc đo vật lý trước khi có thể đưa vào bảng cân đối. Các công ty thường duy trì các hệ thống quản lý hàng tồn kho tinh vi có khả năng theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực. Hàng tồn kho được hạch toán bằng cách sử dụng một trong ba phương pháp: chi phí nhập trước xuất trước (FIFO); chi phí từ trước đến trước (LIFO); hoặc chi phí trung bình có trọng số.
 
Một tài khoản hàng tồn kho thường bao gồm bốn loại riêng biệt: 
 
Nguyên liệu
Làm việc trong quá trình
Thành phẩm
Hàng hóa
Nguyên liệu thô đại diện cho các nguyên liệu khác nhau mà một công ty mua cho quá trình sản xuất của mình. Những vật liệu này phải trải qua công việc quan trọng trước khi một công ty có thể biến chúng thành một sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng để bán.
 
Công trình trong quá trình đại diện cho nguyên liệu thô trong quá trình chuyển đổi thành sản phẩm hoàn chỉnh. Hàng hóa thành phẩm là sản phẩm hoàn thành có sẵn để bán cho khách hàng của công ty. Hàng hóa đại diện cho hàng hóa thành phẩm một công ty mua từ một nhà cung cấp để bán lại trong tương lai.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh hoặc sản phẩm được phân tích, một công ty sẽ sử dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau. Một số phương pháp quản lý này bao gồm sản xuất chỉ trong thời gian (JIT), lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và ngày bán hàng tồn kho (DSI).
 
Quản lý chỉ trong thời gian
Sản xuất chỉ trong thời gian (JIT) có nguồn gốc từ Nhật Bản trong những năm 1960 và 1970; Toyota Motor Corp ( TM ) đóng góp nhiều nhất cho sự phát triển của nó. Phương pháp này cho phép các công ty tiết kiệm một lượng tiền đáng kể và giảm lãng phí bằng cách chỉ giữ lại hàng tồn kho họ cần để sản xuất và bán sản phẩm. Cách tiếp cận này làm giảm chi phí lưu trữ và bảo hiểm, cũng như chi phí thanh lý hoặc loại bỏ hàng tồn kho dư thừa.
 
Quản lý hàng tồn kho JIT có thể có rủi ro. Nếu nhu cầu tăng đột biến, nhà sản xuất có thể không thể cung cấp nguồn hàng tồn kho cần thiết để đáp ứng nhu cầu đó, làm tổn hại danh tiếng của nó với khách hàng và thúc đẩy kinh doanh đối với các đối thủ cạnh tranh. Ngay cả sự chậm trễ nhỏ nhất cũng có thể có vấn đề; nếu một đầu vào quan trọng không đến "đúng lúc", một nút cổ chai có thể xảy ra.
 
Kế hoạch yêu cầu vật liệu
Các kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP)  phương pháp quản lý hàng tồn kho là bán hàng dự báo phụ thuộc, có nghĩa là các nhà sản xuất phải có hồ sơ bán hàng chính xác để cho phép việc lập kế hoạch chính xác về nhu cầu hàng tồn kho và để giao tiếp những nhu cầu đó với các nhà cung cấp vật liệu một cách kịp thời. Ví dụ, một nhà sản xuất đồ trượt tuyết sử dụng hệ thống kiểm kê MRP có thể đảm bảo rằng các vật liệu như nhựa, sợi thủy tinh, gỗ và nhôm có trong kho dựa trên các đơn đặt hàng dự báo. Không có khả năng dự báo chính xác doanh số và lập kế hoạch mua hàng tồn kho dẫn đến việc nhà sản xuất không thể thực hiện đơn hàng.
 
 
Số lượng đặt hàng kinh tế
Mô hình số lượng đơn hàng kinh tế (EOQ) được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho bằng cách tính số lượng đơn vị công ty nên thêm vào hàng tồn kho với mỗi đơn hàng theo đợt để giảm tổng chi phí tồn kho trong khi giả định nhu cầu tiêu dùng không đổi. Các chi phí tồn kho trong mô hình bao gồm chi phí nắm giữ và thiết lập.
 
Mô hình EOQ tìm cách đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho được đặt hàng mỗi đợt để một công ty không phải đặt hàng quá thường xuyên và không có quá nhiều hàng tồn kho trong tay. Nó giả định rằng có sự đánh đổi giữa chi phí giữ hàng tồn kho và chi phí thiết lập hàng tồn kho và tổng chi phí hàng tồn kho được giảm thiểu khi cả chi phí thiết lập và chi phí nắm giữ đều được giảm thiểu.
 
Ngày bán hàng tồn kho
Số ngày bán hàng tồn kho (DSI) là một tỷ lệ tài chính cho biết thời gian trung bình tính theo ngày mà một công ty thực hiện để biến hàng tồn kho của mình, bao gồm hàng hóa đang được tiến hành, thành doanh số.
 
DSI còn được gọi là tuổi trung bình của hàng tồn kho, số ngày tồn kho (DIO), ngày tồn kho (DII), ngày bán hàng  trong  kho hoặc ngày tồn kho và được diễn giải theo nhiều cách. Cho biết tính thanh khoản của hàng tồn kho, con số biểu thị số lượng hàng tồn kho hiện tại của một công ty sẽ kéo dài bao nhiêu ngày. Nói chung, DSI thấp hơn được ưu tiên vì nó chỉ ra thời gian ngắn hơn để xóa hàng tồn kho, mặc dù DSI trung bình thay đổi từ ngành này sang ngành khác.
 
Phân tích định tính hàng tồn kho
Có các phương pháp khác được sử dụng để phân tích hàng tồn kho của công ty. Nếu một công ty thường xuyên chuyển đổi phương pháp kế toán hàng tồn kho mà không có lý do hợp lý, có khả năng ban lãnh đạo của công ty đang cố gắng vẽ ra một bức tranh tươi sáng hơn về hoạt động kinh doanh của mình so với những gì là sự thật. SEC yêu cầu các công ty đại chúng tiết lộ  dự trữ LIFO  có thể tạo ra hàng tồn kho theo chi phí LIFO tương đương với chi phí của FIFO.
 
Việc xóa sổ hàng tồn kho thường xuyên có thể chỉ ra các vấn đề của công ty về việc bán hàng hóa thành phẩm hoặc lỗi thời của hàng tồn kho. Điều này cũng có thể giương cờ đỏ với khả năng cạnh tranh và sản xuất các sản phẩm thu hút người tiêu dùng trong tương lai.
 
 
Chúc bạn thành công !

Các tin cũ hơn