Sự khác biệt giữa hóa đơn, hóa đơn và biên lai là gì?

Là một người làm việc tự do hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ, rất có thể bạn đã nghe nói đến hóa đơn, hóa đơn và biên lai thanh toán, nhưng bạn có thể không biết sự khác biệt giữa chúng. Các thuật ngữ này thường có thể được sử dụng thay thế cho nhau trong thế giới kinh doanh nhưng có một số điểm khác biệt chính.

Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn từng tài liệu này và giải thích cách chúng phù hợp với quy trình bán hàng và chúng khác nhau như thế nào.

Hóa đơn là gì?

Một hóa đơn là một tài liệu do một doanh nghiệp để khách hàng của họ để cho họ biết là thanh toán tại là do. Hóa đơn thường được xuất sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được cung cấp và bây giờ là lúc khách hàng phải thanh toán.

Hóa đơn là tài liệu kế toán hợp pháp đòi hỏi một số thông tin hợp lệ. Điều này bao gồm thông tin chi tiết về doanh nghiệp và khách hàng, số hóa đơn , sản phẩm hoặc dịch vụ được bán và các điều khoản thanh toán.

Hóa đơn là một thuật ngữ chung có thể đề cập đến một số tài liệu khác nhau, bao gồm cả hóa đơn. Hóa đơn thường nêu rõ số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp.

Không giống như hóa đơn, thuật ngữ “hóa đơn” không đề cập đến một chứng từ bán hàng cụ thể. Một số người sử dụng thuật ngữ “hóa đơn” để mô tả hóa đơn từ cuối khách hàng. Ví dụ: một doanh nghiệp phát hành hóa đơn cho khách hàng và khách hàng nhận được hóa đơn đó dưới dạng hóa đơn.

Do đó, nếu bạn đang đề cập đến một tài liệu cụ thể, bạn nên gọi nó bằng tên chính thức của nó để tránh nhầm lẫn (báo giá, hóa đơn, hóa đơn chiếu lệ , v.v.).

Biên lai thanh toán là gì?

Một nhận thanh toán là một tài liệu ban hành từ người bán sang người mua khi thanh toán đã được nhận. Nó thường bao gồm thông tin chi tiết của người bán, ngày tháng, số tiền đã thanh toán và bất kỳ số dư còn lại nào đến hạn.

Biên lai thanh toán có thể được phát hành cho các khoản thanh toán toàn bộ hoặc thanh toán một phần . Bất kỳ lúc nào tiền được chuyển, biên lai thanh toán phải được phát hành.

Sự khác biệt giữa hóa đơn, hóa đơn và ví dụ về biên lai thanh toán

Sự khác biệt chính giữa biên lai thanh toán và hóa đơn là khi chúng được phát hành. Hóa đơn được phát hành trước khi nhận thanh toán, trong khi biên lai được phát hành sau khi nhận thanh toán. Hóa đơn không mô tả một tài liệu bán hàng cụ thể, nhưng thường có nghĩa là một hóa đơn hoặc phân tích của việc bán hàng.

Ví dụ: một thợ may quần áo đặt may đã hoàn thành công việc cho khách hàng và đã xuất hóa đơn trong đó nêu rõ số tiền cần phải thanh toán, cách thức thanh toán và khi nào. Điều khoản thanh toán khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp và ngành nhưng thường từ 0-30 ngày.

Khách hàng nhận hóa đơn và chuyển khoản theo điều khoản thanh toán. Ngày hôm sau, người thợ may váy nhận được tiền trong tài khoản ngân hàng của họ và đưa ra biên lai thanh toán cho khách hàng xác nhận rằng đã nhận được tiền.

Làm cách nào để xuất hóa đơn và biên lai thanh toán?

Bây giờ bạn đã hiểu sự khác biệt giữa các tài liệu này, bạn có thể tự hỏi làm thế nào bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng phát hành chúng cho khách hàng của mình.

Một số dịch giả tự do và doanh nghiệp nhỏ chọn sử dụng các chương trình ngoại tuyến như Word hoặc Excel để nhập tài liệu của họ theo cách thủ công. Điều này có thể hiệu quả với bạn nếu bạn chỉ xuất hóa đơn hoặc biên lai thanh toán không thường xuyên. Tuy nhiên, nếu bạn phát hành nhiều tài liệu cho khách hàng của mình, thì việc này có thể tốn thêm thời gian và công sức.

Sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho các hóa đơn, biên lai chuyên nghiệp

Phần mềm lập hóa đơn có thể giúp bạn với tất cả các tài liệu bán hàng của bạn từ báo giá ban đầu, đến hóa đơn và biên lai thanh toán. Phần mềm lập hóa đơn bao gồm các mẫu được tạo sẵn, do đó bạn chỉ cần nhập chi tiết của đợt bán hàng và gửi email đó cho khách hàng của mình.

Vì hóa đơn là tài liệu pháp lý yêu cầu một số thông tin hợp lệ, phần mềm lập hóa đơn cũng sẽ đảm bảo rằng thông tin này được bao gồm và hóa đơn của bạn tuân thủ pháp luật.

Một số phần mềm lập hóa đơn, như Debitoor, cũng có thể giúp bạn được thanh toán nhanh hơn! Bằng cách kết nối nhà cung cấp dịch vụ thanh toán với phần mềm lập hóa đơn của bạn, liên kết thanh toán sẽ xuất hiện trên hóa đơn của bạn để khách hàng của bạn có thể thanh toán trực tuyến ngay lập tức và an toàn. Sau khi thanh toán, bạn có thể xuất biên lai thanh toán trực tiếp từ phần mềm.

Xem thêm công ty mới thành lập:

⇒ Công Ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại Đạt Thành Tiến
⇒ Công Ty Cổ Phần Virgo Global Logistics
⇒ Công Ty TNHH Dịch Vụ Tổng Hợp Massage Thúy Diễm
⇒ Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Vũ Khanh